Este post tem por objetivo apresentar um fluxo sobre processos de gestão de curso e oferta de modo geral. O objetivo é abordar procedimentos e padrões gerais que norteiam a implementação de um sistema de gestão de cursos numa organização. Entender esse processo é fundamental para usar o sistema Badiu SGA.
Este post está divide-se em três partes:
- Processo de gestão de cursos;
- Processo de gestão de oferta de cursos;
- Checklist sobre as ações de monitoramento e acompanhamento em um processo de implementação e oferta de cursos.
Uma organização que oferta cursos, de modo geral, lida com duas linhas de processo: criar cursos e ofertar cursos. A figura a seguir ilustra esses processos. Um curso, ao ser criado, pode ser ofertado uma ou mais vezes.
1 – Gestão de curso
Nesta etapa vamos apresentar a primeira linha de processos organizacional que é gestão de curso.
De modo geral, há dois tipos de curso – simples e sistemática. O primeiro é um curso composto por uma única disciplina. Já o segundo é composto por uma grade curricular, ou seja, um grupo de disciplinas.
A figura a seguir ilustra exemplo de um curso simples.
Na prática, a disciplina e o curso acabam sendo a mesma coisa. Já o curso sistemático é composto por uma grade curricular, ou seja, uma matriz de disciplinas ou módulos. A figura a seguir ilustra isso.
A grade curricular é definida por um conjunto de regras sobre pré-requisitos e sequências entre as disciplinas / módulos.
No curso simples, o aluno é considerado concluinte se atender os critérios da disciplina única. Já no curso sistemático, para o aluno concluir, deve cumprir as regras da grade curricular.
Para cada disciplina do curso, seja ela simples ou sistemático, existe uma ementa que define o escopo. A ementa descreve o objetivo e o conteúdo da disciplina. É o que conecta a disciplina ao projeto pedagógico.
O conteúdo a ser ministrado no curso deve atender o propósito da ementa. No cenário que se oferta o curso online, o processo de gestão do curso deve contemplar o conteúdo de cada disciplina.
2 – Gestão de oferta
A gestão da oferta é a segunda etapa do processo. Antes de ofertar um curso, é necessário criá-la. A oferta é o momento de execução, ou seja, entrega de serviço ao consumidor final. Esse processo, de modo geral, é composto por quatro etapas como ilustra a figura a seguir.
A primeira etapa é seleção de ingressantes. É o momento que se delimita quem pode efetuar o curso. Trata-se de analisar se os candidatos cumprem os requisitos necessários. Esse processo pode ser aberto ou fechado.
Considera-se um processo de seleção aberto quando qualquer pessoa pode participar do processo de seleção. Já a seleção fechada é quando a organização delimita a um público específico. Os potenciais candidatos recebem um convite.
Após seleção dos candidatos, a próxima etapa é efetivação da inscrição na oferta. É a etapa que o contrato de prestação de serviço se efetiva. A etapa seguinte é o consumo do serviço. É o momento que o aluno terá contato com conteúdos ministrados nas disciplinas e contato com professor / tutor se oferta não for autoinstrucional.
O encerramento é a última etapa. É o momento que se define os alunos aprovados, ou seja, que cumpriram os requisitos. Em um curso sistemático, será verificado se atendeu todos os critérios estabelecidos pela grade curricular. Por exemplo, cumpriu carga horária mínima, realizou a trilha das disciplinas ou foi aprovado em todas as disciplinas obrigatórias. A emissão do certificado aos alunos aprovados ocorre nessa etapa.
3 – Ciclos da oferta
A gestão de oferta é um processo cíclico. Inicia com seleção de ingressantes e fecha certificação de concluintes. Um curso pode ser ofertado várias vezes. Mais de uma oferta do mesmo curso pode ocorrer simultaneamente, ou seja, ao mesmo tempo. Cada oferta tem uma linha de tempo definida. A partir dessa linha de tempo, podemos classificar o ciclo da oferta em dois modelos:
- Oferta focada na agenda institucional
- Oferta focada na agenda do sujeito de aprendizagem
No primeiro modelo, a agenda é centralizada na própria instituição, desde o processo de seleção de ingressantes até o encerramento de oferta, ou seja, a instituição tem um cronograma fixo de abertura de seleção, homologação da inscrição, realização de curso e encerramento. Nesse modelo o prazo é global, todos alunos possuem o mesmo cronograma que é determinado pela própria instituição. Portanto, caso um aluno não atender os critérios em prol desse prazo estabelecido, poderá ser considerado reprovado, evadido, entre outros.
A gestão focada na agenda do sujeito de aprendizagem se restringe, praticamente, aos cursos autoinstrucionais. Em alguns casos pode abranger também a um curso com tutoria. A diferença central está no processo de seleção de ingressantes que é dinâmica, aberta permanentemente, ou seja, não é fechada. Via de regra, nesse modelo os processos são automatizados, onde o aluno se candidata e automaticamente recebe a resposta, isto é, liberado ou não. Em caso de matrícula aceite, o aluno possui um espaço de tempo para concluir o processo de oferta. Por exemplo, se o prazo da oferta for de 90 dias, o aluno terá 90 dias para realizar o curso a partir do momento em que ingressou. Se não concluir nesse tempo pode ser considerado desistente.
4 – Tabela de checklist das ações
Trata-se de um conjunto de ações que devem ser utilizadas sobre o processo de gestão e oferta de cursos. A tabela a seguir especifica a lista de ações que podem ser usadas como indicadores de checagem e monitoramento.
| Id | Item | Processo | Descricao |
| 1 | Cadastrar curso | Gestão de curso | Trata-se de definir se é um curso simples ou sistemático. Além disso, efetuar cadastro. |
| 2 | Definir grade curricular | Gestão decurso | No caso de um curso sistemático, composto por uma grade curricular, trata-se de definir as regras de composição da trilha, ou seja, definir a sequência das disciplinas e os pré-requisitos, caso houver, bem como as regras de sequência de navegação entre uma disciplina e outra. |
| 3 | Alocar conteúdo / objetivos de aprendizagem | Gestão de curso | Trata-se de produzir ou adquirir conteúdo para cada disciplina. O conteúdo deve atender a especificação da ementa e do plano de ensino. |
| 4 | Cadastrar oferta | Gestão de oferta | Criar uma instância da oferta do curso. Alocar a grade curricular do curso se for sistemático. Definir data de início e encerramento |
| 5 | Selecionar ingressantes | Gestão de oferta | É o processo de seleção para definir quais são os ingressantes que vão entrar no curso. Geralmente, a seleção passa por um processo de abertura de chamada onde aparece os candidatos, sendo que, os que atenderem os critérios do público alvo serão selecionados. |
| 6 | Cadastro de ingressantes | Gestão de oferta | Trata-se de um processo de homologação e efetivação da inscrição de cadastro no sistema, a partir dos resultados da seleção de ingressantes. Reúne os dados de identificação de ingressantes, dados da documentação de análise e pré-requisitos de ingressantes. |
| 7 | Configurar critérios de realização do curso | Gestão de oferta | Trata-se de checar a configuração do sistema sobre os critérios que definem evasão, conclusão aprovado e reprovado, seja numa disciplina ou no nível da oferta. Esses critérios são definidos no projeto pedagógico e na grade curricular. |
| 8 | Encerramento da oferta | Gestão de oferta | Desfecho das disciplinas e das ofertas que foram concluídas. Definir quem são os concluintes de cada disciplina, da oferta e do processo de certificação. |
Os itens no quadro são indicadores que servem de base para elaborar um plano de ação no processo de lançamento de um curso. Podem ser utilizados como itens de checklist dos indicadores de monitoramento e checagem, durante o processo da oferta. As ações devem ser realizadas quando uma oferta é encerrada. Portanto, são indicadores de gestão que pautam três etapas: planejamento, execução e monitoramento. Ao usar o sistema de gestão acadêmica Badiu SGA, compreender esses conceitos facilita o processo de manuear o software.
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